Vos événements sont-ils bien assurés ?

Responsabilité Civile Organisateur, dommages aux biens, assurance des personnes, garantie annulation, garanties d’assistance et garanties complémentaires. Chez Corpo’Events, nous avons mené l’enquête pour vous permettre une prise en charge optimale et vous éviter les mauvaises surprises !

Règle importante à connaître avant de vous lancer dans la lecture de cet article, en cas de sinistre l’assurance a pour obligation de « remettre le client dans la situation qui aurait été la sienne s’il n’avait pas eu de sinistre ».

1- Quelles garanties pour vos événements ? 

Toute entreprise organisant un événement pour son compte ou celui d’un client peut et doit souscrire à une assurance événement pour être couverte en cas de problème survenant avant (montage), pendant ou juste après l’événement (démontage). Cette assurance protège donc l’organisateur contre les nombreux risques inhérents à l’organisation de sa manifestation, c’est un contrat multirisque.

Les principales garanties d’une assurance événement multirisque :

  • Responsabilité Civile Organisateur
  • Assurance des personnes
  • Dommages aux biens
  • Garantie annulation
  • Garanties d’assistance
  • Garanties complémentaires

La multitude des formats d’événements (professionnels, sportifs, indoor, outdoor…) et les composantes de chacun imposent à l’organisateur de choisir le bon contrat d’assurance pour être indemnisé à hauteur de ses dépenses en cas d’accident ou d’annulation de l’événement. L’assurance événement dépend donc du cahier des charges de l’organisateur et doit être adaptée aux contraintes de chaque événement qu’il organise.

Généralement, tous les contrats incluent une garantie RCO (Responsabilité civile organisateur). Si un participant ou un partenaire venaient à engager la responsabilité de l’organisateur, c’est directement l’assureur qui procéderait à l’indemnisation.

Les risques couverts dépendent toujours du contrat. Il faudra donc se faire conseiller en amont et opter pour une prise en charge optimale en cas de sinistre :

  • Des dommages corporels, matériels ou immatériels
  • Des dommages consécutifs
  • Des dommages aux biens mis à disposition / aux biens confiés
  • De la Responsabilité civile des organisateurs : dirigeants, bénévoles, employés… 

La RCO peut être souscrite en option ou être intégrée de base dans une assurance événementielle multirisque. 

Mais bien d’autres garanties peuvent être incluses dans une assurance événement, toujours selon les besoins de l’organisateur. Voici les principales options : 

  • La garantie dommages aux biens en cas de vandalisme, incendie, vol… Il pourra s’agir des biens de l’organisateur, des biens des participants… Chaque assureur propose ses propres options (garantie des biens laissés au vestiaire, des objets de valeur…), 
  • L’assurance des personnes plus connue sous « l’individuelle accident », qui peut couvrir les dirigeants, bénévoles, participants… Les garanties dépendront là encore du contrat : assistance rapatriement, capital en cas d’accident corporel, de décès, services d’assistance… 
  • La garantie annulation, si l’organisateur doit renoncer à la tenue totale ou partielle de la manifestation pour une raison prévue au contrat. Les assureurs rajoutent souvent des clauses pour limiter leur risque, il faut donc bien considérer le détail de cette garantie.
  • La garantie défense recours

2- Les critères de choix

Comparez au minimum 3 devis pour obtenir le meilleur rapport couverture/cotisation et ne vous limitez pas uniquement au tarif, les enjeux sont trop importants !

Tout d’abord, n’oubliez pas qu’un contrat d’assurance événement doit parfaitement coller aux spécificités de votre événement en incluant les garanties les plus adaptées. Si un même contrat couvre des formats d’événements totalement différents, vous avez de fortes chances d’être mal indemnisé en cas de sinistre 🙁

Attention à bien choisir les garanties optionnelles, elles peuvent vous coûter cher et ne sont pas toujours adaptées aux risques encourus par l’organisateur.

Le montant des garanties ou autrement dit le plafond d’indemnisation fixé pour chacune fait partie des points importants à vérifier. Le plafond peut être vraiment différent selon les contrats et vous pénaliser (ou pas !) selon le montant fixé.

Voici quelques questions primordiales à vous poser avant de souscrire au contrat :

  • Quel est le niveau de franchise (surtout pour la garantie dommages aux biens) ?
  • Quel est le détail des prestations prévues en cas de sinistre (que se passe-t-il si un participant se blesse, en cas de vol, d’incendie…)
  • Quelles sont les modalités d’activation des garanties et la procédure de demande de prise en charge
  • Quelles personnes sont couvertes par les garanties ? et notamment par la RCO ?
  • Quelles sont les conditions de déclenchement « acceptées » si vous souscrivez à la garantie annulation ?

=> Attention à bien vérifier les cas d’exclusion, qui peuvent être nombreux : implication de véhicules terrestres à moteur, non prise en charge en cas de vol des biens déposés au vestiaire…

3- Zoom sur l’assurance annulation événement 

L’assurance annulation événement peut être souscrite par l’organisateur indépendamment ou être intégrée dans un contrat événementiel multirisque. Le plus souvent, elle sera proposée en option d’une couverture événement globale. 

Il s’agit là d’une garantie financière : en cas d’annulation « justifiée », l’assureur remboursera tout ou partie des frais engagés par l’organisateur. Il faudra que ces derniers soient irrécupérables. 

L’annulation peut être partielle ou totale. Le niveau d’indemnisation variera en fonction.

Selon le contrat, de nombreux risques pourront ainsi être couverts et déclencher l’activation de la garantie annulation. En voici quelques-uns : 

  • L’indisponibilité du local au dernier moment
  • Des intempéries, si l’événement devait avoir lieu en plein air
  • Une grève des transports
  • Une inondation ou un incendie, rendant impossible son maintien
  • Le retrait de l’autorisation de la manifestation par l’autorité en charge (préfecture ou mairie) 

D’autres cas plus spécifiques peuvent également être prévus, tels que l’absence d’un intervenant clé comme un conférencier ou un musicien dans le cadre d’un séminaire ou d’un concert.

Attention aux exclusions : tous les cas d’annulation ne seront pas acceptés ! À titre d’exemple, une grève des employés de l’organisateur ou un manque d’inscriptions entraînant l’annulation ne pourront activer la garantie. 

Le tarif d’une assurance annulation événement est établi en fonction du montant garanti. Il s’agira donc en général d’un pourcentage, variable selon les assureurs. N’hésitez pas à comparer un maximum de devis également sur ce point.

CONCLUSION

Comme vous la savez, dans un contrat d’assurance, « le diable est dans le détail » !

À moins d’être expert en la matière, le choix de votre assureur ou de votre courtier sera déterminant pour que vous puissiez être protégé, quel que soit le type d’événement organisé.

Ne vous précipitez pas pour signer votre contrat d’assurance, comparez au moins 3 offres et faites-vous conseiller par un partenaire de confiance qui saura vous proposer des garanties personnalisées, en rapport avec votre cahier des charges.

Quel que soit le sinistre subi, n’oubliez jamais que l’assureur a pour obligation de « remettre le client dans la situation qui aurait été la sienne s’il n’avait pas eu de sinistre » !

Elodie Tudela

Elodie Tudela - Directrice Générale

Directrice Générale de Corpo’Events, Elodie s’investit à 200% (minimum !) dans tout ce qu’elle entreprend. Son mot d’ordre, vous l’aurez deviné : le dépassement de soi ! Humaine et dynamique, notre sportive électrise tous vos projets événementiels et veille au bien-être de vos invités.

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