5 astuces pour réussir son événement professionnel !

comment organiser un evenement

Vous êtes en charge de l’organisation d’un événement au sein de votre entreprise et vous vous sentez quelque peu perdu face à l’ampleur de la tâche ? Pas de panique ! Les experts Corpo’Events vous livrent leurs meilleures astuces pour réussir votre projet haut la main.

 

1. Réunissez le plus d’informations possible sur votre futur événement

C’est un fait, le projet événementiel naîtra avant même que vous n’en connaissiez tous les tenants et aboutissants.

Même si vous ne disposez pas encore de toutes les données, il est essentiel de définir les points suivants : nombre de participants estimé, services concernés, destination, type d’activités envisagé, dates, budget par personne… Grâce à ces éléments (qui pourront être ajustés par la suite), votre chef de projet meeting vous concoctera un programme sur-mesure, correspondant 100% à vos attentes !

 

2. Cernez les besoins internes de votre entreprise

Quels sont les motifs qui vous ont poussé à mettre en place cette action ?

…Vos collaborateurs se sont peut-être dépassés cette année et, en tout état de cause, méritent une attention particulière !

Autre possibilité : votre société a récemment changé de stratégie. Un séminaire d’entreprise vous permettra de la mettre en lumière auprès de vos collaborateurs.

Il est également possible que vous ayez décelé un manque de cohésion au sein de votre équipe, et que vous ayez choisi d’y remédier par la mise en place d’activités team building et fédératrices.

L’organisation d’un événement de courte durée, comme d’un voyage incentive, peut répondre à chacune de ces problématiques (et bien d’autres !), en faisant vivre à vos collaborateurs des expériences inédites et variées. Vous l’aurez compris, définir vos objectifs est indispensable pour tirer le meilleur bénéfice de vos événements.

 

3. Communiquez autour de votre événement

Quel que soit le type d’événement que vous visez et son importance, la communication est l’une des pierres angulaires de sa réussite !

Pensez à envoyer des invitations et des « Save the date », afin que vos invités soient informés bien en amont et qu’ils puissent s’organiser, dans leur travail comme à titre personnel.

L’objectif de départ doit être intégré à votre communication. Cela permettra aux participants d’appréhender l’événement dans les meilleures conditions.

Astuce : si vous organisez cette rencontre entre collaborateurs pour répondre à une problématique interne : n’en mentionnez pas tous les détails. Plutôt que de mettre l’accent sur le problème, il sera plus constructif de donner à votre message une nature optimiste et d’y insuffler une notion de développement. L’idée : impliquer et motiver vos équipes !

Petit plus : soignez vos supports !

 

4. Marquez les esprits

De par nature, un événement sort de l’ordinaire et vous offre un nouveau contexte pour communiquer votre message.

Cet environnement favorable vous aide à pérenniser vos objectifs. Profitez-en pour jouer cette carte à fond ! Ne négligez pas les détails : choisissez un lieu attrayant et des ateliers originaux. Essayez de vous tourner vers des activités originales, qui ont du sens pour vos collaborateurs.

 

5. Rendez votre événement agréable et convivial

Que vous prévoyiez un séminaire de travail, des activités team building ou bien un séjour incentive, mettez en avant le confort de vos équipes. Ne les surchargez pas de travail ou d’information : le surmenage risquerait de perdre votre message initial !

Pensez à prévoir des pauses pendant les réunions de travail (si possible avec café et/ou dégustation). Prévoyez différentes activités au cours d’une journée, mais pas trop non plus. Si vos coéquipiers n’arrivent pas à savourer, vous perdez du temps et dépensez inutilement votre budget !

 

Un événement comporte toujours une part d’imprévu : c’est ce qui permet d’en faire un instant unique. Suivez ces 5 étapes pour en faire un outil corporate indispensable !

 

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Valérie Hanoteau

Valérie Hanoteau -

Voilà 7 ans que Valérie a rejoint l’équipe Corpo’Events, animée par un enthousiasme et un dynamisme contagieux ! C’est dans la nature et auprès de ses proches que notre Responsable de Projet Meeting puise son énergie mythique. Un refuge qui lui offre une motivation sans faille dans chacun de ses projets.

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