Evènement d’entreprise : les règles d’or à suivre en 2015 pour une organisation au top !
Organiser un évènement d’entreprise peut paraître anodin et relativement facile. Mais la difficulté ne réside pas tant dans l’organisation que dans la réussite de évènement.
Comment faire en sorte qu’il soit réussi et qu’il marque les esprits ?
Définir le besoin
Avant toute chose, il faut définir de manière simple et précise le besoin de l’entreprise, le pourquoi de l’organisation de cet événement. Bien définir son besoin en amont permet d’éviter de nombreuses divergences et erreurs en aval.
Cela permet de facilement identifier le public que l’on vise (et donc les personnes que l’on va inviter) et la nature de l’évènement (séminaire, repas, voyage, présentation, …).
C’est également à cette étape que l’on va fixer le budget dédié à l’évènement.
Préparer l’évènement
Une fois que la problématique de l’évènement a bien été identifiée, on passe à la préparation de ce dernier. C’est l’étape la plus longue et la plus fastidieuse si on la réalise en interne. La première chose à faire est de mettre en place une équipe de manière à pouvoir répartir les tâches et à éviter les oublis.
Puis vient le choix du lieu et de la date. Le lieu se choisit en fonction de la nature de l’évènement et du public attendu. Attention, selon le lieu choisi, la réservation doit se faire plus ou moins en avance. Pour la date de l’évènement, on privilégiera le mardi ou le jeudi, hors vacances scolaire, afin de toucher un maximum de personnes. De plus, il faut vérifier qu’il n’y a pas d’autres évènements organisés dans la période choisie qui pourraient faire de l’ombre au sien.
Une fois la date et le lieu choisi, on passe à la partie logistique : contact des intervenants, création du programme, location du matériel, restauration, … On n’hésitera pas à créer des checklists pour être sûr de ne rien oublier le jour J.
Absorbé par l’aspect logistique, on pourrait en venir à négliger la communication. Or celle-ci est primordiale pour la réussite de l’évènement. Pour une bonne communication, on n’hésite pas à utiliser tous les supports à notre disposition : mails, annonces, réseaux sociaux, presse, … L’idéal pour l’envoi des invitations est de le faire trois semaines avant l’évènement. La forme de l’invitation (mail, carton, sms, …) se fait en fonction de la personne visée
Nous vous invitons à ce propos à consulter notre nouveau service de gestion et organisation d’évènement d’entreprise en ligne, InvitYou, qui répondra parfaitement à ce type de besoin avec envoi automatique et relance d’invitations, site web dédié à l’evènement…
Avant l’évènement, il est fortement conseillé de procéder à une répétition. Cela permet à chacun de s’accorder mais aussi de voir si le planning se déroule de manière fluide et sans temps mort. Il est également bon de prévoir du matériel de rechange en cas d’imprévus techniques.
Le jour J, on badge les personnes à l’accueil. Cela permet de savoir qui est qui et donc de faciliter la communication et la prise de contact. Il est important de mettre les gens à l’aise (café, documents, programmes, …) et de leur demander de remplir un questionnaire permettant par la suite d’avoir un retour sur l’évènement.
🙂 Là encore, la solution de gestion InvitYou vous sera d’un grand secours puisque l’outil de gestion propose l’édition automatique de e-badges, envoi d’enquêtes de satisfaction et sondages…
Continuer à faire vivre l’évènement
La semaine suivant l’évènement, il est bon d’envoyer un compte rendu ainsi que les présentations aux participants mais aussi aux personnes n’ayant pas pu venir. Il ne faut pas hésiter à parler de l’évènement, à diffuser les comptes rendus et photos sur le site Internet ou sur l’Intranet et à remercier les différents participants.
🙂 Une fois de plus, la solution de pilotage d’évènement InvitYou, vous permettra de gérer simplement cette étape grâce au site dédié à l’événement sur lequel vous pourrez uploader et partager publiquement différents types de documents (présentations PowerPoint, photos…)
Enfin, on utilise et exploite les résultats de l’évènement grâce aux retours que l’on a eu et aux questionnaires rempli par les participants. On examine si les objectifs fixés au départ ont été atteint. Si ce n’est pas le cas, on cherche pourquoi afin de ne pas réitérer cette erreur.
Ainsi, il ne s’agit pas seulement de créer un évènement et de le vivre le jour même. Il faut aller plus loin que cela et en retirer le maximum, que ce soit en termes de contacts, de nouveaux projets ou de renforcement des liens entre une équipe.
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